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專業技術英文寫作 /

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  James Shelton 是他自行創辦公司 Shelton and Associates 的總裁,該公司提供各種訓練課程,包含技術寫作、商業寫作與行銷規劃;他們客戶有 Motorola、Baxter Healthcare、Beverly Banks。作者同時也是芝加哥羅斯福大學傳播研究所的教授,他也在伊利諾的Elgin大學教授科技寫作。


  何謂技術寫作?


  所謂技術寫作,就是為了特定目的,將明確又確實的訊息傳達給特定對象。技術寫作與其他寫作類型的迥異之處,就在於它的訊息指的是技術性的資訊。廣義地說,技術寫作的對象包括技術層讀者、管理層讀者,或者偶爾也包括一般讀者。技術寫作的目的則是告知、教導、說明、解釋,或者記錄科學或工業的程序機械結構。


  你會迅速發現技術寫作和商業寫作之間有一些重疊處,但就主題內容及文件格式而言,兩者卻有很多明顯的歧異點。有鑑於商業團體左右商業寫作的主題內容,技術寫作主要是呈現自然科學與工業團體。商業寫作的主要文件涵蓋商業書信、備忘錄,與商業報告。技術寫作的主要文件則包括技術報告、手冊,以及說明書。


  儘管技術寫作和商業寫作之間有歧異點,兩者卻共享相同的撰寫原則,亦即透過清晰、簡潔、客觀的方式,傳達實際的訊息。


  其實,技術寫作早已存在於歷史記載裡。當達文西(Leonardo da Vinci)在他的機械之翼圖畫上做摘記時,他撰寫的正是技術文件。牛頓(Newton)、哥白尼(Copernicus),以及希波克拉底(Hippocrates)的作品也屬於技術寫作。


  不過,幾世紀以來,這些偉大思想家的作品侷限於著名大學裡的知識菁英。反之,凡夫俗子從事手工業,並且使用不需多少解釋的工具。逐漸的,在工業革命期間,當識字率普及,而且精密器具和機械使用普遍時,解釋機械程序的需求因而迅速攀升。


  現代技術寫作的訓練起源於第二次世界大戰期間。精密的技術過程逐漸被用來製造武器,在發明核子彈時達到顛峰狀態。另一方面,通訊發展促使技術文件的傳播更勝於以往。



  下一波的浪潮是電腦革命。自從一九六○年代第一部電腦主機開發之後,高科技競技場裡的說明書及文件,對於工作場合和家庭生活的各個層面,便十分重要。今日,舉凡說明電腦化儀表板的汽車使用手冊及電腦使用說明書,均使技術性資訊日積月累。


  誰撰寫技術文件?


  專業技術作家專門從事技術寫作。當中有些人在工業界工作,撰寫使用手冊、訓練影片的劇本,或工業設備的行銷資料。有些人是在專業技術領域裡,從事個別計畫的自由作家。其他諸如工程師、科學家,和技師等專家,也撰寫各式各樣的技術作品,作為必要的例行工作。他們撰寫摘要,向上司報告過程;撰寫論文,貢獻給專業領域的族群,或獲得政府的專案支持。大多數的技術寫作有賴於這些技術專家完成。此外,學生也是另一個龐大的技術寫作族群,他們的成功有賴於清晰、簡潔、正確的寫作。


  需要清晰又簡潔的技術寫作


  技術寫作的最大需求莫過於清晰簡潔。在科技上,我們的世界愈複雜,就愈需要直接、簡單、清楚的溝通。目前世界的知識每年倍增。很多資料藉由各種形式記錄下來。手冊、文章、實地報告、說明書、程序報告.等等,製造了令人驚訝的資訊量。科學家、工程師及技術人員需要清晰的溝通,才能瞭解彼此的工作和專業領域裡的快速變遷。科技導向的工業管理者和行銷人員需要清晰與簡潔的資訊,才能順利做跨越技術領域的溝通。系統工程師需要清楚的寫作,方能設計區域網路,來連結個人電腦和軟體。在這些範例中,清晰簡潔的溝通能力就是關鍵。雖然在定義上主題內容十分複雜,技術寫作卻未必複雜。技術寫作必須協助而非妨礙複雜想法的溝通。


  成功的技術寫作傳達正確、有益、客觀的訊息。技術寫作的一項主要目標,就是傳達清晰確實的資訊給讀者。技術寫作往往強調內容而非風格。為了傳達清楚的技術內容,技術作家必須捨棄個人寫作風格。無論如何,技術訊息才是最重要的。


  不清晰的技術訊息可能造成危險,這可一點也不誇張。誤解改造煞車說明書的汽車技工可能是悲劇的導因。同樣地,組裝廠的裝配線工程師依賴清晰的技術文章,才能生產既可靠又高品質的產品。醫院的病患有賴於醫療技師的能力,方能理解診斷設備的支援文件。

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