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比溝通更重要的45個開會技巧 /

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《比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多都能立刻有決策》 改變1萬場無效會議專家,教你—— 這樣開會,20分鐘內即可做出決策。 ★花了3小時,結論是「確定下次開會時間」? 沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間…… 你,是否已陷入「無效會議」的惡性循環? ★協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論! 如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅…… 讓每場會議,花最短時間、做出最好決策! ◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議! 作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會! 【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了? ★技巧1:準備一份30秒看完的簡報。 報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。 【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了 ★技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑 當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」 【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事 ★技巧3:簡報時,一律從「結論」說起 發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。 【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」 ★技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上 白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。 【問題點5】部門間互相推拖卸責 ★技巧5:讓大家討論做法,而非藉口 已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。 【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理? ★技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題 想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。 ◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果 ★會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員 →很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。 ★會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限 →開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。 ★會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」 →花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議! ◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效 ★步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。 ★步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。 ★步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。 ★步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。 ★步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。 本書特色 ★從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。 ★作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。 ★書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議! ★萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!

作者介紹 【改造1萬場會議的專家】別所榮吾 ▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。 ▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。 ▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年~2006年),每年舉辦80次以上的研習課程,內容包含:運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。 譯者介紹 郭欣怡 淡江大學日本研究所碩士,專攻教育學。國立高雄第一科技大學應用日語系、國立台中商專應用外語科畢業。離開對日貿易助理的第一份工作,取得高中、職日語合科教師證之後,不甘心只當一位日文老師,而一頭栽入日文學習書籍寫作的世界。 現任日文翻譯、口譯、日文家教、文化大學推廣部、台北市、新北市各社大、長庚養生文化村日文講師。著作有《快熟五十音》、《快熟基礎日語會話》、《哈燒日語會話》、《NEW日文單字放口袋》、《連日本人都在用的日本語書信大全集》(我識出版社)。《五十音原來如此》、《日文單字簡單到不行》(捷徑文化)、《排行榜旅遊日文常用語》、《排行榜日文常用語》、《排行榜購物日文常用語》(凱信出版)等。

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